Recepción de invitados
Atención inicial a clientes, colaboradores, ponentes y participantes.
En Grupo JEN ofrecemos auxiliares para eventos corporativos en Valencia para recepción de invitados, acreditaciones, organización de accesos y orientación de asistentes en congresos, convenciones y presentaciones empresariales.
Una presentación de empresa, un congreso o una jornada profesional necesita más que un espacio preparado. Desde la llegada de los invitados hasta el final del acto, hay accesos que organizar, asistentes que orientar y consultas que atender.
El personal auxiliar apoya al equipo organizador en entradas, acreditaciones e indicaciones dentro del recinto, para que este pueda centrarse en el desarrollo del evento.
Una convención con numerosos asistentes tiene necesidades diferentes a una reunión, una presentación comercial o una jornada formativa. Analizamos los accesos, horarios, zonas y momentos de mayor afluencia para definir dónde se necesita apoyo.
El servicio se organiza alrededor de las necesidades reales del evento: recepción, acreditaciones, orientación y coordinación operativa.
Apoyo organizativo desde la recepción hasta la finalización del acto.
Atención inicial a clientes, colaboradores, ponentes y participantes.
Comprobación organizativa de invitaciones y acreditaciones según las instrucciones recibidas.
Indicaciones hacia auditorios, salas, áreas reservadas y puntos de registro.
Apoyo en entradas y zonas diferenciadas de acuerdo con las indicaciones del organizador.
Orientación a proveedores y personal que participa en el montaje o desarrollo del evento.
Traslado de consultas e incidencias a los responsables correspondientes.
La llegada simultánea de asistentes puede generar colas y consultas. Un equipo auxiliar bien distribuido facilita una atención ordenada desde el primer momento.
Recepción de asistentes e invitados.
Comprobación de acreditaciones conforme a instrucciones.
Orientación hacia salas y auditorios.
Apoyo en la organización de colas.
Información sobre puntos de registro.
Comunicación de incidencias al responsable.
Cada formato requiere distribuir el personal de manera diferente.
Apoyo en registro, recepción, accesos a salas y orientación de participantes.
Recepción de invitados y acompañamiento informativo hasta el espacio correspondiente.
Atención en puntos de llegada, indicaciones a aulas y distribución de asistentes.
Organización de la llegada de colaboradores, ponentes, proveedores y otros participantes.
El personal auxiliar suele ser uno de los primeros puntos de contacto con los asistentes. Una atención educada, indicaciones claras y la correcta derivación de consultas contribuyen a la imagen de la empresa anfitriona.
Antes de organizar el servicio conviene definir cuántas personas asistirán, los puntos de entrada, las acreditaciones y las zonas de acceso diferenciado.
El objetivo es facilitar el desarrollo del evento y evitar que las tareas de atención recaigan en empleados con otras responsabilidades.
Es importante contratar cada perfil para las funciones que le corresponden.
Realiza funciones de recepción, información, orientación, apoyo organizativo de accesos y comunicación de incidencias.
Las funciones legalmente reservadas a la seguridad privada deben ser realizadas por profesionales debidamente habilitados. Los auxiliares no los sustituyen.
Si estás preparando un congreso, presentación, convención o encuentro empresarial en Valencia, cuéntanos cómo será el evento.
Para valorar el servicio necesitamos conocer la fecha, ubicación, horario, número aproximado de asistentes, accesos disponibles y funciones que deberá realizar el personal.
Grupo JEN puede estudiar esas necesidades y plantear un servicio auxiliar adaptado al funcionamiento previsto del acto.
Puede ayudar en recepción de invitados, acreditaciones, orientación de asistentes, organización de accesos, apoyo en determinadas zonas y comunicación de incidencias.
Sí. Las funciones pueden establecerse según las necesidades concretas del evento.
Sí. El servicio puede organizarse distribuyendo personal en diferentes puntos cuando las características del recinto lo requieran.
No. El personal auxiliar no sustituye a los profesionales de seguridad privada ni realiza funciones legalmente reservadas a estos.
Principalmente fecha, horario, ubicación, número estimado de asistentes, características del recinto y funciones que se quieren cubrir.
Organiza la recepción, las acreditaciones y la atención a los asistentes de tu próximo evento empresarial. Cuéntanos qué necesitas y solicita una propuesta adaptada.